POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PERFORM, le Comité sectoriel de main-d’œuvre (CSMO) dans la fabrication métallique industrielle (l’organisme), s’engage par le biais de cette politique à respecter la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25). L’organisme s’engage par le fait même à protéger ces derniers en s’appuyant sur les meilleures pratiques en la matière.
L’organisme reconnait l’importance de plus en plus grande que prend la saine administration des renseignements personnels dans la société et les impacts dommageables pour les personnes impliquées par des bris. La présente politique détaille la nature des renseignements collectés et la manière par laquelle est exprimé le consentement des personnes concernées.
Objectif
La mise en place de cette politique vise à :
- Préciser l’engagement de l’organisme envers la protection des renseignements personnels des parties prenantes avec qui il œuvre dans le cadre de ses opérations quotidiennes;
- Mettre en place un cadre d’action permettant la collecte, la détention, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1);
- Améliorer l’environnement de travail en posant des actions visant à prévenir les risques;
- Créer des conditions favorables et susciter l’engagement des employés à collaborer à la protection des données;
- S’assurer de la durabilité des actions de prévention mises en place.
Application
La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel de l’organisme, à tous les niveaux hiérarchiques ainsi que dans tous les lieux de travail et de télétravail.
Définitions
Renseignement personnel
Renseignement permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.
Selon la Commission d’accès à l’Information, les renseignements concernant l’exercice d’une fonction d’une personne au sein d’une entreprise ou d’un organisme public (nom, titre, fonction, courriel, adresse, numéro de téléphone) sont publics et ne sont pas soumis aux lois protégeant les renseignements
Parties prenantes
Au sens de la présente politique, les parties prenantes font référence aux employés, tierces parties bénéficiant des services de l’organisme, partenaires et fournisseurs pour qui notre organisme détient des renseignements personnels.
Consentement
Donner son consentement signifie donner son accord. C’est un acte réfléchi qui doit répondre à toutes ces caractéristiques :
- Le consentement doit être manifeste, c’est-à-dire évident, certain et indiscutable;
- Le consentement doit être libre, c’est-à-dire être donné sans contrainte;
- Le consentement doit être éclairé, c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux et spécifique. Ainsi, l’organisme doit indiquer quels renseignements seront communiqués, à qui, pourquoi et comment, et quelles en seront les conséquences. La personne qui donne un consentement doit être suffisamment informée au sujet des communications qui seront effectuées pour qu’elle puisse porter un jugement éclairé sur la portée du consentement;
- Le consentement est également donné à des fins spécifiques et pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La durée ne sera pas nécessairement reliée à un nombre de jours, de mois ou d’années, mais pourra faire référence à un évènement déterminé ou à une situation précise.
Principes
La protection des renseignements personnels est une priorité pour l’organisme. La présente politique a ainsi pour fonction d’offrir à ses employés, tierces parties bénéficiant des services de l’organisme, partenaires et fournisseurs un cadre de gouvernance permettant une conformité à l’égard des changements apportés à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25.
Rôles et responsabilités
La direction générale est responsable de:
- Assurer le respect des lignes directrices de la politique ;
- Mettre à jour la présente politique afin de s’assurer qu’elle respecte les balises règlementaires imposées ;
- Mettre en place un cadre de travail favorisant la participation et la collaboration des employés envers l’application de la politique.
Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de :
- Assurer le respect et la mise en œuvre des obligations découlant de la Loi 25 ;
- Se rendre accessible pour répondre aux différentes demandes découlant des activités relatives à la politique.
- Consigner les incidents et aviser la Commission d’accès à l’information du Québec (CAIQ) dans les plus brefs délais ;
- Répertorier les renseignements personnels que notre organisme a en sa possession ;
- Prévoir, par défaut, les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité du produit ou du service technologique offert au public ;
- Détruire les renseignements personnels lorsque la finalité de leur collecte est accomplie, ou les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve des conditions et d’un délai de conservation prévus par une loi.
L’employé est responsable de:
- Prendre connaissance de la présente politique et des informations mises à sa disposition ;
- Informer rapidement le responsable de la protection des renseignements personnels de toutes situations pouvant entrainer un bris de confidentialité ;
- Participer à l’amélioration continue de la présente politique en fonction de sa mise en application.
Les membres du conseil d’administration sont responsables :
- Prendre connaissance de la présente politique et des informations mises à sa disposition ;
- Informer rapidement le responsable de la protection des renseignements personnels de toutes situations pouvant entrainer un bris de confidentialité ;
- Participer à l’amélioration continue de la présente politique en fonction de sa mise en application.
Cadre normatif et législatif
Cette politique est conforme à toutes les dispositions légales, règlementaires ou administratives relatives à la protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux politiques et directives de l’employeur. Elle s’inscrit en complémentarité avec les autres politiques de notre organisation, notamment la politique de confidentialité.
Données récoltées et utilisation
Données récoltées sur le site Internet – voir la politique de confidentialité
Consulter la politique de confidentialité de PERFORM : https://www.comiteperform.ca/fr/politique-de-confidentialite
Autres moyens de collecte de données
Un tableau récapitulatif des moyens utilisés pour la collecte de données a été réalisé et approuvé par les administrateurs de PERFORM en même temps que la présente politique. Il est conservé séparément et tient lieu d’annexe à ce document.
Employés de PERFORM et membres du Conseil d’administration
Les employés de PERFORM et les membres du Conseil d’administration consentent librement à transmettre à l’organisme les renseignements personnels nécessaires au traitement de la paie, à l’adhésion au régime d’assurances collectives et à la bonne tenue du registraire des entreprises. Les informations sont collectées par la direction générale, directement auprès des personnes concernées et leur confidentialité est maintenue via les mesures de protection mentionnées plus haut.
Accès au SharePoint de PERFORM
Les partenaires de PERFORM, qui collaborent dans le cadre des projets de formation ainsi que des tables de concertation régionales, reçoivent un accès contrôlé à un site SharePoint administré par PERFORM. Lors de leur première connexion, une fenêtre leur indique que les données de profil et celles liées à leurs activités sur le SharePoint seront reçues, collectées et utilisées. Aucune de ces données n’est cependant partagée avec un tiers extérieur au SharePoint.
Si l’utilisateur ne consent pas à accorder ces autorisations, l’accès au SharePoint lui est refusé et aucune donnée n’est enregistrée.
Reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (RCMO)
Les données en lien avec la RCMO sont collectées par le biais du formulaire « Inscription − Stratégies du Cadre de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre – CSMO » édité par le Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale.
La section 2 de ce formulaire concerne l’autorisation donnée par le signataire au Ministère de communiquer les renseignements nécessaires. Ce consentement est formulé comme tel :
J’autorise l’entreprise, Emploi-Québec, Revenu Québec, le syndicat de l’entreprise et le comité sectoriel de la main-d’œuvre, s’il y a lieu, à communiquer entre eux les renseignements nécessaires au déroulement et au suivi de l’apprentissage dans le cadre de l’application de l’entente relative au Cadre de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre.
J’autorise l’employeur actuel, les employeurs précédents et les organismes concernés et voués à la formation et à l’apprentissage à communiquer des renseignements concernant le dossier d’emploi ou de formation professionnelle pour permettre de vérifier l’information fournie par les signataires de l’entente et du formulaire d’inscription.
J’autorise Emploi-Québec à communiquer des renseignements concernant le déroulement de l’apprentissage ou du processus de reconnaissance des compétences ainsi que les résultats obtenus à des organismes canadiens dans le cadre de la gestion du Programme des normes interprovinciales Sceau rouge.
Je reconnais avoir été informé que les renseignements contenus dans ce formulaire seront saisis dans un système informatisé de gestion et que certains renseignements non nominatifs seront communiqués par Emploi-Québec à des instituts de statistique conformément aux dispositions de la Loi sur la statistique (L.R.C., 1985, c. S-19) et de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q.,c.I-13.011).
Projets de formation
Les informations personnelles des élèves-apprentis conservées par PERFORM sont inscrites sur le talon de paie transmises par un tiers : le partenaire scolaire ou l’entreprise. Ce sont ces derniers qui obtiennent le consentement à la collecte et au partage des informations nécessaires au traitement des dossiers. PERFORM s’assure de maintenir la confidentialité de ces informations via les mesures de protection mentionnées plus haut.
Consentement aux cookies
Des cookies sont utilisés sur le site Internet de PERFORM pour collecter des données en lien avec les actions des utilisateurs et à des fins d’amélioration continue. Une bannière de consentement à l’utilisation de cookies est présente sur le site.
Texte de la bannière
NOUS VOULONS VOUS PROPOSER LA MEILLEURE EXPÉRIENCE SUR NOTRE SITE
Nous utilisons des cookies afin de vous offrir une navigation fluide et agréable. Vous avez la possibilité de refuser, accepter ou gérer ces préférences en cliquant sur l'un des trois boutons ci-dessous.
Si l’utilisateur accepte : L’ensemble des données collectées nous permettent de mieux comprendre les activités de l’utilisateur sur le site et ainsi améliorer l’expérience utilisateur.
Si l’utilisateur refuse : Aucune donnée n’est enregistrée.
Responsables de la protection des renseignements personnels
Herinandrianina Ramiarison, M.Sc.A
Analyste en information sur le marché du travail
Herinandrianina.Ramiarison@comiteperform.ca
Jules Fauvet
Analyste de données
Jules.fauvet@comiteperform.ca
Application et entrée en vigueur
La direction générale de PERFORM assure la mise en œuvre et le suivi de cette politique.
Cette politique entre en vigueur le 13 juin 2024.
